Diagnostic des opérations - État de la situation

Pour garder le momentum et le cap sur les grands objectifs et priorités de votre entreprise  

Plusieurs situations nécessitent que vous preniez un temps d'arrêt, même bref, pour prendre du recul et évaluer la situation actuelle afin de faire les constats qui s'imposent et qui vous permettent de prendre conscience de votre point de départ ou du chemin parcouru ou encore de voir concrètement le chemin qui reste à parcourir avant d'atteindre votre but.

Les audits, les inspections, les visites clients, les incidents, les sinistres, les rappels massifs d'aliments, les crises vécues, etc. sont autant d'éléments qui méritent que vous fassiez le point ne serait-ce que pour identifier ce qui a bien été ou ce qui a mal fonctionné, pour apprendre et vous améliorer.

Le diagostic des opérations: étape par étape

Un diagnostic des opérations est essentiel lors d'un déménagement dans de nouveaux locaux, d'un réaménagement dans des locaux existants, lors de l'installation de nouveaux équipements dans un espace commun ou adjacent à d'autres opérations.

1 ère étape: dresser un portrait ou un état de la situation:

Il est important de décrire et de documenter la situation actuelle de votre établissement lorsqu'il fonctionne en mode normal, habituel, sans problème majeur.  Ça c'est votre barème, votre étalon, votre référence.

Pourquoi faire ça?

Eh bien pour éviter de vous demander après un changement, un incident ou une crise, etc...?

  • Comment on fonctionnait avant?

  • Comment faisait-on pour réaliser telle ou telle opération sans que ça dérape?

  • Qu'y avait-il exactement dans cette pièce et comment c'était organisé?

  • De se fier à votre mémoire qui peut vous jouer des tours

  • De se fier entièrement aux opinions et/ou aux perceptions

Vous avez déjà beaucoup de documents concernant la façon dont vous fonctionnez et qui peuvent servir à décrire l'état de la situation.  Le hic c'est que le diable est dans les détails ou réside dans le fait que certaines façons de faire, de fonctionner ou d'opérer sont encore non-documentées ou dans la tête de quelques personnes clés.  Si ces personnes clés ne sont plus là ou absentes vous perdez une partie de l'information qui peut s'avérer importante, voire même critique, dans certains cas.

Il est plus que certain que vous ne pouvez pas promouvoir l'amélioration continue de votre organisation sans documenter les changements au fur et à mesure et être capable de revenir en arrière au besoin pour corriger ou améliorer une opération ou un procédé.

Les éléments de base

Les conseils de base sont donc:

  • D'avoir un accès facile à tous vos documents, diagrammes de procédés, photos schémas des lignes de production afin de détecter tout changement, installation, réorganisation de l'espace ou des équipements  qui serait inapproprié ou qui risquerait de nuire à vos opérations

  • De vous assurer que tout ce que vous faites est documenté, archivé et facilement disponible en tout temps, et ce, même en cas de sinistre

  • Assurez-vous ne ne rien laisser en suspend qui dépendrait d'une seule personne

  • Assurez-vous que rien de ce que vous faites ne relève d'une légende ou d'une opinion qui n'a pas été au minimum documentée et idéalement vérifiée et validée (eh oui, croyez-moi que ça arrive même dans les meilleurs entreprises, petites ou grandes)

  • Maximiser l'utilisation des moyens informatiques.  Ceux de notre époque contiennent tous les outils nécessaire pour vous protéger; à vous d'en profiter

Réaliser le diagnostic

2 ième étape: le diagnostic des opérations:

Avec votre état de la situation bien documenté et disponible; il devient plus facile d'évaluer toute situation qui sort de l'ordinaire et la comparer avec votre document référence.  C'est l'essence même du diagnostic des opérations.

Le diagnostic des opérations fait appel au travail d'équipe d'abord et avant tout.

Pour toutes les situations inhabituelles telles que: les non-conformités majeures suite à des audits ou des inspections ou des visites clients avec arrêt des opérations partiel ou total, les incidents majeurs, les sinistres, les rappels massifs d'aliments, les crises vécues; il s'agira d'évaluer chaque situation et de déterminer et de vérifier les points suivants:

  • Comment se déroulait les activités avant la situation?

  • Avez-vous opéré durant cette situation?

  • Quelle partie des opérations est affectée?

  • Si une seule partie des opérations est affectée, est-il possible que des situations similaires se reproduisent pour d'autres opérations?

  • Qu'est-ce qui a changé dans les dernières semaines ou mois avant la situation?

  • Est-ce que vous avez une idée claire de ce qui s'est passé et de ce qui a mené à cette situation?

  • Est-ce que cette situation a révélée que des éléments importants de vos opérations ou de vos façons de faire, tout secteurs confondus, ne sont pas ou mal documentés?

  • Organiser des séances de remue-méninges avec les membres du personnel et pas seulement l'équipe de gestion car les employés du plancher sont en première ligne pour fournir des informations ou des observations précieuses

  • Documenter le tout dans un rapport

Les bénéfices que vous pouvez en retirer

La suite?  Le diagnostic des opérations peut servir :

  • À démontrer votre diligence honorable lors de litiges ou de conflits avec l'autorité réglementaire ou les clients

  • À documenter la situation de façon précise en vue d'une analyse d'écart

  • De document de base pour le design, l'application et la validation des mesures correctives suite à un audit, une inspection ou une visite client

  • À former vos employés afin qu'ils demeurent vigilants et à jour sur le nouvel état de la situation

  • À éviter de répéter les mêmes erreurs

  • À mettre au point des méthodes de travail plus efficaces

  • À vous aider à titre d'outil pour la prise de décisions qui seront basées sur du concret, une démarche rigoureuse et documentée

Nous sommes en mesure de vous aider et de vous supporter lors de l'établissement d'un diagnostic des opérations ou d'un état de la situation.  Cela vous permettra mieux documenter ce que vous faites et les changements que vous apportez au fil du temps à vos précédés et vos opérations qui ne sont pas toujours perceptibles.  Cela contribuera aussi à améliorer votre niveau de conformité réglementaire, normatif ainsi que le respect des exigences de vos clients tout minimisant la répétitions de non-conformités qui peuvent rendre difficiles vos relations avec l'autorité réglementaire et les clients.  Cela permettra aussi de renforcer votre approche et de lui donner plus de rigueur.