Analyse d'écart et les exigences de conformités, les normes, les règles, les non-conformités, les situations difficiles, etc.

L'analyse d'écart... ça consiste en quoi?

Que ce soit pour se conformer à une exigence de conformité, à un programme, une norme, etc. ou encore pour régler une non-conformité; il est important de prendre un temps d'arrêt et de dresser un état de la situation et de déterminer ce qu'i y a à faire pour aller de l'avant.

C'est là que l'analyse d'écart entre en jeux:

Il s'agit ici de bien décrire et documenter la situation ou l'état actuel qui vous préoccupe afin de s'assure de savoir ce qui se passe exactement et de déterminer le point de départ et les actions à entreprendre.

Quand on enclenche une démarche en vue de se conformer à une exigence de conformité ou une norme, il devient impératif d'identifier les règles, conditions, paramètres, et autres points importants à respecter et à maîtriser.  Une fois cela réalisé, vous devrez ensuite identifier et déterminer les éléments pour lesquels vous êtes déjà conformes et ceux pour lesquels vous ne l'êtes pas.  N'oubliez pas qu'il est possible que la conformité ne soit que partielle pour certains éléments qui, eux, sont évalués selon plusieurs paramètres différents mais complémentaires.

Les points et ou éléments auxquels vous devez vous conformer étant désormais identifiés; vous devez maintenant déterminer ce qu'il y a à faire pour y arriver.

Vous avez avantage à mettre en perspectives, côtes-à-côtes, ce que vous avez déjà, même si c'est peu et non-conformes, avec la cible de conformité que vous devez atteindre pour chaque élément concerné.​  La différence entre les deux colonnes constituera les écarts.

Cette analyse d'écart viens donc de vous fournir les éléments du plan de travail à mettre en place pour arriver à vos fins.  C'est la façon la plus objective et documenté qui soit.  De plus, elle n'est certes pas basé sur des impressions ou des idées préconçues mais bien sur des éléments de conformités documentés à atteindre.

La meilleure façon d'utiliser l'analyse d'écart:

Afin de maximiser les retombées d'une analyse d'écart; il importe de se poser les bonnes questions et de ne pas hésiter à se remettre en question de mille et une façon.

Quels sont vos stratégies pour atteindre les exigences de conformité:

  • Lorsque vous implantez une nouvelle norme?

  • Lorsque vous faites face à une nouvelle exigence réglementaire?

  • Lorsque vous avez des non-conformités importantes à régler?

  • Est-ce que votre démarche et vos évaluations sont suffisamment complètes et étoffées pour atteindre le niveau de conformité souhaité?

  • Est-ce que vous utilisez tous les outils disponibles afin de simplifier votre travail?

  • Allez-vous assez loin?

L'utilité et les impacts d'une analyse d'écart

À quoi cela peut-il servir:

  • À documenter de façon clair et officielle les actions à prendre pour se conformer à une exigence de conformité

  • À régler plus rapidement les dossiers de conformité à atteindre ou de non-conformité à une norme, un règlement ou une exigence client

  • À sensibiliser et mobiliser plus efficacement vos équipes

  • À travailler de façon systématique de façon à éviter de suivre des fausses pistes basées sur l'intuition, les ouï-dires ou le déjà vu

  • À mettre en place des solutions durables basée sur une approche simple et efficace

Nous sommes en mesure de vous aider à développer, implanter ou encore à améliorer votre stratégie en vue de maintenir et d'améliorer votre conformité réglementaire ainsi que le respect des normes et/ou exigences des clients en vous assistant dans la réalisation d'analyse d'écart.  Cela permettra de renforcer votre approche tout en rendant plus fluide les mesures à prendre.