Résolution des DACs et des non-conformités
Efficacité, résolution des DACs et non-conformités
Tous les intervenants de l'industrie agroalimentaire s'entendent pour dire que ce n'est pas la partie la plus "glamour" ou agréable du travail. Par contre, ce travail doit être fait et bien fait.
Plus vous serez efficace pour résoudre les DACs et les non-conformités:
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Plus vos opérations seront fluides
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Moins vous risquerez d'avoir des DACs ou non-conformités majeures
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Plus vos relations avec l'autorité réglementaire risque d'être agréables
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Plus vous économiserez temps et argent en mettant vos efforts dans l'amélioration continue au lieu de régler des problèmes
La résolution des DACs et non-conformités concerne tous les membres du personnel et pas seulement l'équipe qualité. C'est en évitant de chercher des coupables et en adoptant une approche basée sur le travail d'équipe que vous augmenterez votre efficacité.
Les méthodes de résolutions de problèmes sont très nombreuses mais, une fois de plus, la meilleure méthode sera celle qui convient à chaque cas et celle qui est la plus simple. Vous ne voulez pas aller sur Mars à chaque fois; ça coûte trop cher!
Les méthodes de résolution de problème
Les principaux points importants à considérer pour choisir une approche/méthode de résolution de problèmes sont:
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Miser sur l'identification des causes profondes - "Root causes" - comme première étape
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Utilisez les documents, procédures et instructions de travail, résultats des surveillances, analyses, etc. que vous avez en main et qui sont vos outils de travail
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Ne pas chercher de coupables
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Travailler en équipe
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Réaliser et documenter une enquête rassemblant les preuves tangibles et témoignages
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Impliquez le personnel de production
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N'hésitez pas à contacter les représentants de l'autorité réglementaire ou des firmes d'audits afin de bien comprendre la DAC ou la non-conformité
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N'hésitez pas à demander l'aide d'une ressource externe comme les fournisseurs, les experts conseil, les établissements de recherches appliquées, etc.
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Faire un post-mortem le plus vite possible après avoir reçu la DAC ou la non-conformité
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De s'assurer qu'il n'y a qu'une seule personne en charge afin d'éviter la confusion et la cacophonie
Parmi les principales méthodes qui peuvent vous servir à résoudre des problèmes reliés aux DACs et non-conformités on retrouve:
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Les 5W2H: Who, What, When, Where, Why, How and How much
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FMEA
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Analyse et identification des causes profondes - "Root Cause Analysis"
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Remue-méninges ou "Brainstorming"
Résoudre une DAC ou une non-conformité
Pour résoudre une DAC ou une non-conformité de façon efficace et prévenir la récurrence, il est essentiel d'avoir une procédure qui explique votre approche et les moyens que vous utilisez. Le fait de documenter ça dans une procédure vous permet d'être prêt et d'éviter de tirer dans tous les sens quand une DAC ou une non-conformité est émise à l'endroit de votre entreprise.
Vous éviterez ainsi la panique, vous serez en mesure de récolter des informations précieuses en réalisant un post-mortem rapidement et en échangeant avec les personnes qui ont été impliquées directement, etc. Les méthodes de résolutions de problèmes sont vos atouts les plus précieux. N'oubliez pas que vous avez la liberté d'appliquer les méthodes qui vous semblent les plus pertinentes selon chaque cas.
Nous sommes en mesure de vous aider à développer, implanter ou encore à améliorer votre stratégie, votre procédure ou vos méthodes de résolution des DACs et des non-conformités de façon à ce que vous soyez capable de minimiser et prévenir la récurrence ainsi que de respecter les exigences de conformité réglementaires, normatives et celles de vos clients (incluant celles stipulées dans les référentiels GFSI). Cela vous permettra de réagir rapidement et de démontrer que vous êtes en mesure de régler rapidement et efficacement les DACs et les non-conformités tout en permettant un retour rapide à la normal pour vos opérations.