Rédaction de procédures et d'instructions de travail

Vos procédures, votre approche

La rédaction de procédure et d'instructions de travail est un exercice qui demande un bon effort de synthèse et aussi d'être en mesure de présenter les informations de façon succinctes, claires et facilement compréhensibles ou utilisables pour les personnes qui devront s'en servir ou l'évaluer, l'inspecter ou l'auditer.

Une bonne idée est d'utiliser un gabarit ou un format commun pour toutes vos procédures et d'établir un système de numérotation simple qui est en lien avec l'objet principal de la procédure.  Il en existe plusieurs modèle mais celui des procédures ISO est sans aucun doute le plus simple et le plus complet.  Vous n'êtes pas obligé d'utiliser tous les champs ou sections si certaines ne sont pas applicables.  Par contre vous avez avantage à vous poser la question et régler ça dès le départ avant de vous mettre à l'ouvrage pour rédiger l'ensemble de vos procédures.

Structurer votre approche

Une fois que vous aurez déterminé quelles sont les mesures de contrôles à mettre en place pour respecter les exigences de conformité réglementaire d'un PCP par exemple ou les points particuliers d'une norme; vous pouvez commencer la rédaction de vos procédures.

Pour chaque procédure vous devrez rédiger des instructions de travail:

  • Simples et pratiques

  • Qui reflètent ce qui est fait de façon directe et concrète

  • Qui sont en ligne avec l'objet et/ou les objectifs et/ou les critères que vous avez spécifiés ailleurs dans la procédure si applicable

  • Qui identifient bien les responsabilités de toutes les personnes qui sont impliquées ou déjà identifiées dans les autres sections de la procédure

  • Qui comprennent des photos et/ou des schémas simples lorsque nécessaires

  • Qui réfèrent à d'autres procédures ou à des guides de fabricants ou autres lorsqu'applicable

  • Qui utilisent le minimum de mot ou de texte pour faciliter l'exécution

  • Qui font références aux exigences de conformité réglementaires lorsqu'applicable

  • Qui font référence à tous les formulaires/documents à remplir sans les inclure dans la procédure

  • Etc.

En bref, allez droit au but quand vous rédigez des procédures et/ou des instructions de travail et mettez-vous dans la peau des personnes qui vont l'utiliser pour la première fois.

Simplifier votre approche

Advenant le cas ou vous auriez de nombreuses procédures à rédiger, et c'est souvent le cas, vous devrez imaginer une façon de rendre ça agréable et facile à utiliser, évaluer, valider, inspecter et auditer pour tout le personnel mais aussi pour les représentants de l'autorité réglementaire, les firmes d'audits et finalement les clients.

Un stratégie intéressante consiste à regrouper certaines instructions de travail autour d'un thème commun dans une seule procédure.  Par exemple, si vous rédigez une procédure pour l'emballage de vos produits et que vous avez à contrôler les matériaux d'emballages, l'oxygène résiduelle, la préparation de l'équipement, etc.; vous pouvez regrouper tous ces éléments en les incluant dans une procédure générique sur l'emballage en tant qu'instructions de travail aux lieu de créer une procédure pour chacune des ces tâches ou activités.    

Nous sommes en mesure de vous aider dans la rédaction de vos procédures et instructions de travail de façon à garder cela simple, efficace et à permettre à vos employés de comprendre ce qu'ils doivent faire rapidement et clairement.  Vous serez donc en mesure de mettre en application les procédures et instructions de travail de manière  fluide tout en minimisant les erreurs, les interruptions, les non-conformités ou les DACs tout en respectant les exigences de conformité réglementaires, normatives et celles de vos clients (incluant celles stipulées dans les référentiels GFSI).  En simplifiant et en rationalisant votre approche vous réaliserez des gains en productivité et vous minimiserez les pertes de temps, les non-conformités et les coûts qui y sont associés.