Contacts avec les autorités, les firmes d'audits, les clients, etc.
Contacter, discuter, parlementer et argumenter avec l'autorité réglementaires et les clients: c'est un art parfois difficile à maîtriser
Les relations avec les représentants de l'autorité, les firmes d'audits, les clients etc., sont un élément important à maîtriser qui favorisera grandement la fluidité de vos opérations.
Pour ce qui est de L'autorité réglementaire:
Qu'il s'agisse de l'ACIA, du MAPAQ ou des représentants des pays avec lesquels vous transigez, il y a lieu d'appliquer les règles communes suivantes:
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Il va de soit qu'une approche diplomate et empreinte de respect est essentiel
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Choisir une personne au sein de votre ou de vos équipes qui sera la ou le porte-parole officiel afin d'éliminer la cacophonie ou de fournir de l'information non appropriée ou pas présentée de la bonne façon
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S'assurer que les documents sujet à inspection soient remplis, signés si nécessaire, à jour, faciles à consulter et disponibles lors des échanges avec les représentants de l'autorité réglementaire
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S'assurer lors des visites, audits ou inspection, que:
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Les opérations se déroulent conformément à ce qui est présenté dans votre documentation avec tout ce que cela comporte
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Les équipements non-utilisés soient identifiés et mis à l'écart
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Le personnel nécessaire est présent, attentif à leur travail et disponible
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Les matières premières, les produits en cours de transformation, les produits finis, les produits retenus, etc. soient tous identifiés et localisés adéquatement
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Vous êtes en mesure de détecter les problèmes et d'intervenir avant que les représentants de l'autorité réglementaire le fasse
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Ne répondez qu'aux questions que l'on vous posent afin de ne pas changer le focus de la visite, de l'audit ou de l'inspection et attention: cela ne veut certes pas dire de cacher des informations, loin de là
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Assurez vous de fonctionner ou d'opérer de la même façon tout le temps et d'être à l'aise, et ce, peu importe que les représentants de l'autorité réglementaire soient présents ou pas
Pour ce qui est des firmes d'audits, des clients, etc.
Les règles précédentes s'appliquent en plus des suivantes:
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Organiser une réunion avec vos équipes (qualité, production, maintenance, ventes, etc.) afin de vous préparer et d'être certain de bien comprendre le but et les enjeux de l'audit ou de la visite
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Assurez-vous de bien maîtriser le référentiel, la norme ou les critères selon lesquelles vous êtes audité
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Assurez-vous de fabriquer le ou les produits du client qui vous visite
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Assurez-vous que les représentants des firmes d'audits et des clients ont un endroit pour travailler lorsqu'ils ont un rapport à préparer ou qu'ils ont à communiquer avec l'extérieur
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Assurez-vous de la présence de la ou du représentant des ventes qui s'occupe de ce client
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Assurez-vous d'être attentif et de suivre l'auditeur ou le visiteur dans son parcours et de lui donner accès aux zones qu'il doit auditer ou visiter
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Accompagner l'auditeur ou le visiteur en tout temps pour des raisons évidentes de sécurité
En bref, les relations avec l'autorité, les firmes d'audit, les clients, etc., c'est une question de bon fonctionnement, d'organisation et de planification. Il y a mille et une façon de procéder et l'important c'est de tenir vos équipes au courant et de garder ça simple.
Nous sommes en mesure de vous assister pour la préparation à des inspections, des audits et/ou des visites clients incluant les délégations étrangères. Nous pouvons aussi vous accompagner lors de ces évènements à titre d'observateurs et de conseiller. Cela contribuera à éviter ou à régler les situations problématiques qui surviennent dans votre établissement, sur-le-champ et durant ces moments; qu'elles soient urgentes ou pas. Cela vous permettra de continuer de respecter les exigences de conformité réglementaires, normatives et celles de vos clients (incluant celles stipulées dans les référentiels GFSI). Cela permettra aussi de renforcer votre approche, de réagir plus rapidement lors de situations problématiques et toutes autres situations urgentes dans votre établissement.