Design, application et validation des mesures correctives après un audit ou une inspection

Les mesures correctives à appliquer et à mettre en œuvre après un audit ou une inspection: une mécanique à bien maîtriser

Le design, l'application et la validation des mesures correctives après un audit est une étape importante pour le retour à la conformité d'une part et aussi pour poursuivre les efforts d'amélioration continue.

Avant de parler Design:

Il importe de commencer par un post-mortem suite à un audit pour bien cerner les non-conformités à régler.  Il est fortement recommandé de procéder ensuite à une analyse d'écart qui permettra de définir clairement et objectivement le travail à réaliser pour retrouver la conformité et même s'améliorer.

Une fois l'analyse d'écart réalisée, les objectifs et/ou les étapes à franchir pour retrouver la conformité seront clairs et faciles à transformer en mesures correctives.

Design des mesures correctives

Les résultats de l'analyse d'écart vous permettent d'identifier ce que devront contenir les mesures correctives vous permettant de respecter à nouveau les exigences de conformité.

Il s'agit donc de définir les qui, quoi, quand, où, comment, les documents, etc. pour bien formuler les mesures correctives à prendre.  C'est un peu comme un plan de travail avec des livrables.  Il importe de tenir compte de toutes les exigences applicables à votre établissement ou votre organisation comme:

  • Les exigences de conformité réglementaires (alimentaires, santé et sécurité, environnement, etc.)

  • Les exigences clients

  • Les normes et standards que vous devez respecter

  • Toutes autres exigences ou politiques et/ou standards internes ou externes que vous devez respecter

La vision d'ensemble est donc très importante pour s'assurer que les mesures prises engloberont et permettront de respecter toutes les exigences qui s'appliquent à vous.

La validation ou mise à l'épreuve

Bien que certaines mesures correctives semblent une évidence et qu'elles n'ont pas à être validées ou mises à l'épreuves; il est recommandé de le faire afin d'éviter:

  • De sous-estimer les ramifications de votre système documentaires (et ça arrive souvent)

  • Des problèmes de mise en application reliés à

    • La répartition des responsabilités dans l'équipe​

    • Des coûts non identifiés ou considérés

    • Le manque de personnel

    • Des équipements/du matériel non adéquat ou non-disponible

  • Des oublis dans:

    • Le référencement et la mise à jour

    • La mise-à-jour des registres de signatures 

  • Des désaccords entre l'équipe production, l'équipe qualité et/ou l'équipe maintenance sur l'ajout de mesures supplémentaires correspondant à des responsabilités supplémentaires

Comment procéder

Comment procéder à la validation et faire la mise en application de vos mesures correctives:

  • de façon progressive

  • en demandant à une personne non-impliqué d'évaluer l'efficacité de la mesure corrective

  • en documentant le tout

  • en n'hésitant pas à apporter les correctifs nécessaire au fur et à mesure

  • en appliquant les conditions du pire scénario afin de se prémunir de la récidive/récurrence le plus possible

Nous sommes en mesure de vous aider de vous supporter de façon à implanter ou améliorer votre stratégie concernant le design, l'application et la validation des mesures correctives après un audit.  Cela vous permettra de limiter grandement les risques de récidives ou de récurrence.  Cela contribuera aussi à améliorer votre niveau de conformité réglementaire, de respect des normes ainsi que des exigences de vos clients tout en minimisant la répétition de non-conformités qui peuvent rendre difficiles vos relations avec l'autorité réglementaire et les clients.  Cela permettra aussi de renforcer votre approche et de lui donner plus de rigueur.