Résolution des non-conformités

Efficacité et résolution des non-conformités

Tous les intervenants du secteur des laboratoires industriels s'entendent pour dire que ce n'est pas la partie la plus "glamour" ou agréable du travail.  Par contre, ce travail doit être fait et bien fait.

Plus vous serez efficace pour résoudre les non-conformités:

  • Plus vos opérations seront fluides

  • Moins vous risquerez d'avoir des non-conformités majeures

  • Plus vos relations avec l'autorité réglementaire, les firmes d'audit et les clients risquent d'être agréables

  • Plus vous économiserez temps et argent en mettant vos efforts dans l'amélioration continue au lieu de régler des problèmes

La résolution des non-conformités concerne tous les membres du personnel et pas seulement l'équipe qualité.  C'est en évitant de chercher des coupables et en adoptant une approche basée sur le travail d'équipe que vous augmenterez votre efficacité.

Les méthodes de résolutions de problèmes sont très nombreuses mais, une fois de plus, la meilleure méthode sera celle qui convient à chaque cas et celle qui est la plus simple.

Les méthodes de résolution de problème

Les principaux points importants à considérer pour choisir une approche/méthode de résolution de problèmes sont:

  • Miser sur l'identification des causes profondes - "Root causes" - comme première étape

  • Utilisez les documents, les procédures et instructions de travail, les résultats des surveillances, analyses, etc. que vous avez en main et qui sont vos outils de travail

  • Ne pas chercher de coupables

  • Travailler en équipe

  • Réaliser et documenter une enquête rassemblant les preuves tangibles et témoignages

  • Impliquez le personnel de production

  • N'hésitez pas à contacter les représentants de l'autorité réglementaire ou des firmes d'audits afin de bien comprendre la non-conformité

  • N'hésitez pas à demander l'aide d'une ressource externe comme les fournisseurs, les experts conseil, les établissements de recherches appliquées, etc.

  • Faire un post-mortem le plus vite possible après avoir reçu la non-conformité

  • De s'assurer qu'il n'y a qu'une seule personne en charge afin d'éviter la confusion et la cacophonie

Parmi les principales méthodes qui peuvent vous servir à résoudre des problèmes reliés aux non-conformités on retrouve:

  • Les diagrammes de cause à effet

  • Les 5W2H: Who, What, When, Where, Why, How and How much

  • FMEA

  • Analyse et identification des causes profondes - "Root Cause Analysis"

  • Remue-méninges

 

Résoudre une non-conformité 

Pour résoudre une non-conformité de façon efficace et prévenir la récurrence, il est essentiel d'avoir une procédure qui explique votre approche et les moyens que vous utilisez.  Le fait de documenter ça dans une procédure vous permet d'être prêt et d'éviter de tirer dans tous les sens quand une non-conformité est émise à l'endroit de votre entreprise.

Vous éviterez ainsi la panique, vous serez en mesure de récolter des informations précieuses en réalisant un post-mortem rapidement et en échangeant avec les personnes qui ont été impliquées directement, etc.  Les méthodes de résolutions de problèmes sont vos atouts les plus précieuxN'oubliez pas que vous avez la liberté d'appliquer les méthodes qui vous semblent les plus pertinentes selon chaque cas.

Nous sommes en mesure de vous aider à développer, implanter ou encore à améliorer votre stratégie, votre procédure ou vos méthodes de résolution des non-conformités de façon à ce que vous soyez capable de minimiser et prévenir la récurrence ainsi que de respecter les exigences de conformité réglementaires, normative et celles de vos clients (incluant celles stipulées dans les référentiels GFSI).  Cela vous permettra de réagir rapidement et de démontrer que vous êtes en mesure de régler rapidement et efficacement les non-conformités tout en permettant un retour rapide à la normal pour vos opérations