Expertise et support lors d'une contestation
Expertise et/ou support dans le cas de contestations de DACs, de non-conformités ou de différents avec l'autorité réglementaire ou les firmes d'audits
Les contestations de DACs, de non-conformités et les différents ne sont pas à prendre à la légère
C'est pourquoi, disposer de l'expertise et du support lors d'une contestation, quelle qu'elle soit, est un atout précieux.
La plupart du temps quand une DACs ou une non-conformité majeures est émise c'est le signal que:
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Quelque chose ne va pas
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Que tout ne s'est pas déroulé comme prévu durant les opérations
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Que les mesures préventives n'ont pas suffis à prendre conscience qu'une perte de contrôle était envisageable ou éventuellement imminente
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Que les mesures correctives n'ont pas suffis à corriger le tir
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Que le personnel n'a pas bien réagi sur le coup
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Que la formation du personnel est à améliorer
Le moment est donc idéal pour faire le point, poser un diagnostic et dresser un portrait complet pour obtenir l'état de la situation le plus détaillé et clair possible avant d'aller plus loin. Ce travail se fait en équipe en impliquant tous les secteurs et/ou département de votre établissement; même ceux que vous ne croyez pas impliqués de facto.
Les meilleurs outils que vous pouvez utiliser pour évaluer la situation sont les documents de programme, les formulaires, les procédures, les résultats d'analyses, etc. dont vous disposez. Les documents de référence des normes et standards que vous devez respecter ainsi que les documents issus de la réglementation viennent compléter le tout.
Assurez-vous que tout est complet, à jour et conforme
Assurez-vous que tout est complet, à jour et conforme avant d'aller de l'avant pour préparer et soumettre un plan d'action ou pour contester une DAC ou une non-conformité.
Ne pas oublier qu'au moment ou une DAC ou une non-conformité majeure est émise; vous et votre équipe êtes probablement en mode solution, urgence, panique, etc... Il importe donc de réunir tous les intervenants impliqués et d'obtenir les informations les plus justes sur la situation avant de prendre des mesures supplémentaires qui ne ferait qu'envenimer le cas.
Les contacts avec l'autorité règlementaire et les firmes d'audits sont essentiels et il ne s'arrêteront pas de sitôt; alors il vaut mieux les envisager avec respect et de la façon la plus cordiale possible.
Soumettre un plan d'action ou contester: telle est la question
Voici vos principales options afin de régler une DAC ou une non-conformité majeure émise par l'autorité réglementaire ou une firme d'audit en soumettant un plan d'action:
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Vous pouvez consulter les représentants de l'autorité réglementaire mais ils ont maintenant l'obligation de vous expliquer et de vous montrer les exigences de conformités que vous devez respecter et non de vous dire comment le faire.
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C'est l'un des grands changements survenu depuis que le nouveau Règlement sur la Salubrité des Aliments au Canada (RSAC) est entrée en vigueur. Cela permet de se conformer aux exigences de conformité de multiples façons donnant ainsi plus de flexibilité
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Vous pouvez préparer un plan d'action décrivant les mesures correctives suite à la visite, l'inspection ou l'audit et le soumettre aux représentants de l'autorité réglementaire
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le problème c'est que ça mène parfois à un dialogue de sourd, i.e. qu'on vous dit que votre plan d'action n'est pas valable simplement parce qu'il ne vous permet pas de respecter les exigences de conformité réglementaires mais rien de plus
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l'avantage que cela peut avoir c'est qu'une partie de votre plan d'action pourrait être jugé acceptable et cela vous permettrait d'avancer
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N'oublier pas d'inclure dans votre plan d'action des vérifications supplémentaires, de l'échantillonnage et des analyses par votre laboratoire ou un laboratoire externe certifié si nécessaire
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Vous pouvez consulter les représentants de la firme d'audit et, dans certains cas, il pourront vous assister un peu ou vous suggérer des ressources externes à consulter mais n'oubliez pas que leur statut d'auditeur ne leur permet pas d'agir en tant que juge et partie
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Faire appel à une ressource externe pour profiter de l'expertise et du support d'un personne neutre et non-impliquée dans le dossier qui pourra poser un regard neuf et vous aider à trouver des solutions plus rapidement en vous assistant avec le design, l'application et la validation des mesures correctives à prendre, et ce, avant de soumettre votre plan d'action. Cela amènera aussi de la crédibilité à votre démarche
Soumettre un plan d'action ou contester: telle est la question
Voici vos principales options pour contester une DAC ou une non-conformité majeure émise par l'autorité réglementaire ou une forme d'audit:
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Assurez-vous de revoir en détails l'ensemble des exigences de conformités applicables
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Assurez-vous de baser votre contestation ou votre appel sur la science et les informations contenues dans les textes réglementaires, les normes et/ou standards applicables
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N'oubliez pas que les documents incorporés par renvoi sont fort utiles car ils ont aussi force de loi même s'il ne font pas partie intégrante de la loi et/ou du règlement
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N'hésitez pas à consulter une ressource externe; ce qui amènera de la crédibilité à votre démarche
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N'oublier pas d'inclure à votre argumentaire et votre contestation ou appel:
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Des des vérifications supplémentaires
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De nouvelles données si opssible
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De l'échantillonnage et des analyses par votre laboratoire ou un laboratoires externe certifié si nécessaire
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Un rapport d'expertise par une ressource externe
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Assurez-vous de trouver des points de règlement, une mention dans une exigence réglementaire, une norme ou un standard sur lesquels vous pourrez appuyer votre argumentaire menant à la contestation ou à la demande d'appel
Nous sommes en mesure de vous aider à soumettre vos plans d'action ou à contester une DAC ou une non-conformité majeure émise par l'autorité réglementaire ou une firme d'audit de façon à ce que vous soyez en mesure de minimiser les impacts sur vos opérations et sur tout enjeu qui vous empêche de respecter les exigences de conformité réglementaires, normatives et celles de vos clients (incluant celles stipulées dans les référentiels GFSI). Cela permettra d'ajouter plus de crédibilité à votre démarche, de résoudre plus facilement des situations difficiles et des conflits avec l'autorité réglementaire et les firmes d'audits ainsi que les clients. Ça vous fera sauver du temps, ça servira à la formation de votre personnel et cela contribuera à maintenir des relations harmonieuse avec l'autorité réglementaire, les firmes d'audits et les clients.