Les contacts avec l'autorité réglementaire n'ont pas à être difficiles et elles font partie du maintien de vos exigences de conformité alors pourquoi ne pas vous rendre la tâche plus facile quand c'est possible.
Dans le cadre de la gestion de projets, du développement de nouveaux produits ou de situations particulières vous aurez fort probablement à faire des demandes d'informations, d'autorisation, de dérogations, ou encore à vous prévaloir de certaines dispositions réglementaires temporaires, permissions, etc...
Comment faire?
En utilisant les options à votre dispositions et elles sont nombreuses.
Avant d'utiliser ces options, il est important de vérifier avec votre représentant de l'autorité réglementaire si votre établissement a tout ce qu'il faut pour bien faire cheminer votre dossier.
Une fois que c'est fait; il vous reste à rédiger votre demande. Vous avez avantage à être systématique et à aller droit au but tout en utilisant les documents et formulaires disponibles, le cas-échéant.
Pour rédiger et expédier votre demande:
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Soyez précis sur ce que vous souhaitez obtenir
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Assurez-vous de bien remplir les formulaires/documents exigés
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Assurez-vous que votre personnel est au courant de vos démarches
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De fournir en annexe toutes preuves ou documents de références exigés
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Assurez-vous de bien respecter les délais ou les dates précises lorsque c'est spécifié
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Ne rien implanter ou mettre de l'avant quoi que ce soit avant d'envoyer votre demande ou de recevoir la réponse selon le type de demande
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Vous pouvez joindre du matériel vidéo ou d'autres documents mais éviter de surcharger votre demande
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N'hésitez pas à utiliser les données techniques et les documents de vos fournisseurs si c'est pertinent de le faire
Pourquoi utiliser ou faire ces demandes?
Pour vous prévaloir des permissions, autorisations et privilèges que votre statut d'établissement agroalimentaire respectant les exigences de conformité réglementaires vous permet.
Cela peut vous permettre entre autre:
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De régler un problème de conformité réglementaire si une nouvelle façon de faire qui n'existait pas jusqu'à présent est finalement approuvée grâce à une demande de ce type
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Accélérer la mise-en-marché de produits et de faire un premier essai
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De faire approuver un nouveau produit pour lequel aucune catégorie n'existe dans la réglementation
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De faire approuver une nouvelle technologie d'emballage à l'aide de matériaux récemment développé et à la fine pointe de la technologie
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De faire approuver un produits chimique de nettoyage, un ingrédient, un additif, etc. qui est approuvé ailleurs dans le monde
Nous sommes en mesure de vous aider à préparer vos lettres ou d’attestation de non-objection et: demandes d’autorisation de mise-en-marché temporaire, de modification des documents incorporés par renvoi, pour les produits d’emballages, d’approbation d’une allégation, d’approbation de nouveau produit, etc. Des demandes bien préparées et validées vous permettront d'obtenir ce que vous souhaitez plus rapidement et efficacement en plus de continuer à respecter les exigences de conformité réglementaires, normatives et celles de vos clients (incluant celles stipulées dans les référentiels GFSI). Vous obtiendrez moins de non-conformités, cela vous aidera à maintenir de bonnes relations avec l'autorité réglementaire et à mener vos projets à terme tant du point de vue réglementaire que commercial.