Design, application et validation des mesures correctives après un audit ou une inspection

Les mesures correctives à appliquer et mettre en œuvre après un audit ou une inspection: une mécanique à bien maîtriser

Le design, l'application et la validation des mesures correctives après un audit est une étape importante pour le retour à la conformité d'une part et aussi pour poursuivre les efforts d'amélioration continue.

Avant de parler Design:

Il importe de commencer par un post-mortem suite à un audit ou une inspection pour bien cerner les non-conformités à régler.  Il est fortement recommandé de procéder par la suite à une analyse d'écart qui permettra de définir clairement et objectivement le travail à réaliser pour retrouver la conformité et même s'améliorer.

Une fois l'analyse d'écart réalisée, les objectifs et/ou les étapes à franchir pour retrouver la conformité seront clairs et faciles à transformer en mesures correctives.

Design des mesures correctives

Les résultats de l'analyse d'écart vous permettent d'identifier de quoi seront fait les mesures correctives vous permettant de respecter à nouveau les exigences de conformités.

Il s'agit donc de définir les qui, quoi, quand, pourquoi, où, comment, les documents, etc. pour bien formuler les mesures correctives à prendre.  C'est un peu comme un plan de travail avec des livrables.  Il importe de tenir compte de toutes les exigences applicables à votre établissement ou votre organisation comme:

  • les exigences de conformité réglementaires (alimentaires, santé et sécurité, environnement, etc.)

  • les exigences clients

  • les normes et standards que vous devez respecter

  • toutes autre exigences ou politiques et/ou standards internes ou externes que vous devez respecter

La vision d'ensemble est donc ici très importante pour être certain que les mesures prises engloberont et permettront de respecter toutes les exigences qui s'appliquent à vous.

La validation ou mise à l'épreuve

Bien que certaines mesures correctives semblent une évidence et qu'elles n'ont pas à être validées ou mises à l'épreuves; il est recommandé de le faire afin d'éviter:

  • de sous-estimer les ramifications de votre système documentaire (et ça arrive souvent)

  • des problèmes de mise en application reliés à

    • la répartition des responsabilités dans l'équipe​

    • des coûts non considérés

    • le manque de personnel

    • des équipements/du matériel non adéquat ou non-disponible

    • l'entretien préventif

  • des oublis dans:

    • le référencement et la mise à jour

    • la mise-à-jour des registres de signatures 

  • des désaccords entre l'équipe production, l'équipe qualité et/ou l'équipe maintenance sur l'ajout de mesures supplémentaires correspondant à des responsabilités supplémentaires

Comment procéder

Comment procéder à la validation et faire la mise en application vos mesures correctives:

  • de façon progressive

  • en demandant à une ou des personnes non-impliquées d'évaluer l'efficacité de la mesure corrective

  • en documentant le tout

  • en n'hésitant pas à apporter les correctifs nécessaires au fur et à mesure

  • en appliquant les conditions du pire scénario afin de se prémunir de la récidive/récurrence le plus possible

Nous sommes en mesure de vous aider de vous supporter de façon à élaborer, implanter ou améliorer votre stratégie concernant le design, l'application et la validation des mesures correctives après un audit ou une inspection.  Cela vous permettra de limiter grandement les risques de récidives ou de récurrence.  Cela contribuera à améliorer voter niveau de conformité réglementaire, de respect des exigences des clients  ou des normes applicables.  Vous minimiserez la répétitions de non-conformités qui peuvent rendre difficile vos relations avec l'autorité réglementaire, les firmes d'audit et les clients.  Cela permettra aussi de renforcer votre approche et de lui donner plus de rigueur.