La gestion des affaires réglementaires au sein d’une entreprise du secteur agroalimentaire est d’une importance capitale pour le maintien de la conformité réglementaire. Cela est aussi essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise en contribuant entres autres à minimiser les pertes de temps ainsi qu’en évitant des non-conformités de plusieurs types.
Les gains et les avantages d’une bonne gestion des affaires réglementaires sont de plusieurs types dont :
1-Minimiser et éviter les erreurs d’étiquetages
2-Éviter de mobiliser le personnel pour régler des problèmes plutôt que de travailler à l’amélioration continue
3-Éviter l’arrêt des opérations de façon temporaire ou permanente
4-Éviter des retraits ou des rappels d’aliments
5-Éviter de répéter les mêmes erreurs
6-Éviter les sanctions pécuniaires
7-L’amélioration de l’efficacité de certains procédés
8-Assurer une meilleure fluidité des opérations d’import-Export
9-Garantir l’innocuité et la salubrité des produits
10-Et la liste est longue, très longue
La gestion réglementaire a donc avantage à être érigée en Stratégie d’Intelligence Réglementaire qui consiste entres autres à :
1-Une veille stratégique sur les lois et règlements qui s’appliquent à l’entreprise
2-Une participation active aux consultations de l’autorité réglementaire
3-Une participation active aux projets pilotes menés par l’autorité réglementaire pour valider de nouvelles approches
4-Se tenir à jour sur les exigences réglementaires d’import-export pertinentes pour les opérations de l’entreprise
5-Une veille stratégique sur les normes, les référentiels ou aux autres exigences qui sont pertinentes pour l’entreprise
6-Maintenir de bonnes relations avec les représentants de l’autorité réglementaire
7-Participer aux rencontres, ateliers et autres évènements organisés par ou en collaboration avec l’autorité réglementaire
8-Ne pas hésiter à aller voir ce qui se passe ailleurs du point de vue réglementaire et de la mise en application des lois et règlements surtout dans d’autres pays lorsque l’occasion se présente
9-Suivre et/ou participer aux activités des comités du CODEX ALIMENTARIUS car plusieurs de ces normes et codes de pratiques ont maintenant, ou auront bientôt, force de loi chez-nous
10-Tout autre activité pouvant permettre d’en savoir plus sur les aspects réglementaires pertinent à votre entreprise
11-Participer aux formations continues offertes sur les lois, règlements et autres dispositions applicables pertinentes pour votre entreprise
12-Se tenir à jour technologiquement et être en mesure d’utiliser les multiples interfaces et services en lignes offerts par l’autorité règlementaire et/ou vos clients et fournisseurs afin d’améliorer l’efficacité du traitement de vos demandes ainsi que de garantir la mise-à-jour rapide de vos dossiers de conformité et d’éligibilité
Tout cela permet de fonctionner plus rondement, sans interruption, en maximisant la productivité de tous, en évitant les mauvaises surprises et surtout en améliorant la rentabilité de votre entreprise puisque vous serez plus en contrôle et à l’affut des exigences, de la façon de les interpréter et au courant des changements qui se pointent à l’horizon du point de vue des exigences réglementaires.
L’efficacité et la performance de votre entreprise seront donc grandement améliorées grâce à la mise en place d’une Stratégie d’Intelligence Réglementaire.
Comment améliorer tout ça encore plus? En bien en mettant aussi en place une Stratégie d’Intelligence Commerciale.
Les intérêts commerciaux sont au cœur des préoccupations de toute entreprise et le secteur agroalimentaire n’y échappe pas; c’est certain. C’est pourquoi il est primordial de mettre en place une Stratégie d’Intelligence Commerciale alignée sur les objectifs de votre entreprise.
Comment? Voici quelques éléments importants à considérer pour mettre en place une bonne Stratégie d’Intelligence Commerciale:
1-Allez-voir ce que vos principaux concurrents font et comment ils le font
2-Examiner les données d’import-export pertinentes pour votre entreprise sur les différents marchés
3-Demeurer à l’affut des exigences de vos clients et discuter avec eux de leurs attentes
4-Discuter avec vos fournisseurs et questionnez-les sur les nouvelles tendances concernant les matières premières et leurs applications potentielles pour votre entreprise
5-Travailler de concert avec vos fournisseurs et vos clients pour développer vos produits, les améliorer, etc.
6-Se tenir à jour en matière de ressources informatiques, de logiciels et d’applications pouvant faciliter et accélérer le travail, rendre les échanges plus fluides, rendre les communications plus rapides, améliorer l’efficacité du partage des données en temps réel, etc.
7-Participer et encourager et la participation à des formations pertinentes pour vous et le personnel votre entreprise
8-Profiter des initiatives et des ressources disponibles à l’étranger (voir l’exemple dans la référence 2 plus bas)
9-Mettre en place et/ou améliorer un système de suivi de vos rendements : en $, en efficacité des ressources, etc. Tout cela en établissant des indicateurs de performance réalistes, stimulants et en lien direct avec ce que vous faites afin de rendre ça concret et logique pour tout le monde
10-Évaluer aussi ce que vous coûte vos programmes de conformité réglementaire ainsi que vos programmes qualités et exigences clients
11-Évaluer l’efficience, i.e. tout ce que cela coûte pour réaliser tout ça et atteindre vos objectifs : en temps, en $, en RH, en équipements, en programme réglementaire, en programme qualité, etc.
12-Valoriser les programmes de certifications et de perfectionnement officiellement reconnus par des organismes officiels pour vos employés. La satisfaction, l’assurance et la confiance que votre personnel pourra en retirer se reflètera sur leur implication, leur énergie au travail et leur efficacité
Ce n’est qu’un départ et l’important c’est de commencer et surtout d’allier intelligence réglementaire et commerciale. Les deux vont de pairs et ils vous propulseront vers de nouveaux sommets; c’est certain.
Vous êtes prêts? Vous voulez aller encore plus loin?
N’hésitez pas à nous consulter
514-913-2685
Références :
2-IFST Food Safety Guide for Directors, Institute of Food Science and Technology, 2022
3-Indicateurs de rendements clés, BDC : https://www.bdc.ca/fr/articles-outils/operations/efficacite-operationnelle/irc-indicateurs-rendement-cles?utm_campaign=LN--OE--A--068&utm_medium=email&utm_source=Eloqua&elqcst=272&elqcsid=14027