Dans tous les secteurs industriels, il existe des contraintes, des exigences réglementaires ou encore des standards à respecter.
L’agroalimentaire, incluant la production et la fabrication d’aliments ainsi que l'import-export, la distribution et la vente au détail n’y échappent pas; c’est certain.
Les procédures, les instructions de travail, les programmes de contrôle et d’assurance de la qualité sont un bon départ mais cela ne vous met pas à l’abri des non-conformités ou des plaintes et réclamations clients par exemple.
Du point de vue financier, la mise en place des éléments qui vous permettent de vous conformer aux différentes exigences, normes ou standards peut sembler coûter cher. Alors il vaut mieux s’assurer que cela fonctionne et que ça permette d’opérer avec le minimum d’interruptions, de retours, de produits à retravailler, ou autres problèmes associés à la conformité.
Que diriez-vous d’être en mesure de minimiser tous ces aléas, d’opérer plus efficacement et d’améliorer vos revenus tout en étant capable de réagir avant que les non-conformités, les plaintes ou les problèmes ne surviennent?
Eh bien, c’est possible! En gardant une longueur d’avance sur l’ensemble des exigences, normes et standards auxquelles on vous demande de vous conformer!
Comment faire ça? Eh bien il existe plusieurs façons mais l’une des meilleurs consiste à réaliser les étapes suivantes :
1-Faire le ménage et le bilan complet de toutes les contraintes/exigences/normes/standards/règlements auxquels vous devez vous plier ou vous conformer.
2-Pour chaque item ou aspect, identifier la contrainte/l’exigences/la norme/le standard/le règlement le ou la plus sévère
3-Vous pouvez l’envisager sur des familles de produits ou des gammes ou des niveaux de qualités, des procédés, etc.
4-Une fois que vous avez identifié la contrainte/l’exigence/la norme/le standard/le règlement le ou la plus sévère; demandez-vous si vous pouvez aller légèrement au-delà, à quoi cela peut s’appliquer et ce que cela implique (voir le point 3 ci-haut)
5-Une fois que c’est fait; mettez en place ce petit plus qui est plus sévère que ce que l’on vous demande
6-Lorsque les contraintes/exigences/normes/standards/règlements auxquels vous devez vous plier ou vous conformer avec cette petite coche de plus changent; vous serez déjà prêt à faire face à la musique.
7-Il vous restera ensuite à aller chercher une autre petite coche de plus et à attendre le prochain changement
8-Cela vous permettra de minimiser :
a. Les non-conformités
b. Les retours
c. Les produits à retravailler
d. Les rappels
e. Les plaintes
Voici un exemple concret :
Les changements dans les exigences d’étiquetage sont généralement annoncés longtemps à l’avance et là on parle de plusieurs mois et dans certains cas d’un an d’avance ou plus.
Si vous prévoyez le coup et que vous prévoyez vos achats d’étiquettes à l’avance et que vous synchronisez le tout avec vos fournisseurs; vous serez en mesure de faire une transition beaucoup plus harmonieuse et efficace que si vous attendez à la dernière minute.
Être proactif en matière d’étiquetage, c’est aussi travailler main dans la main avec vos fournisseurs afin d’éviter des rappels à cause d’ingrédients non déclarés. La plus grande cause de rappels au Canada est encore les allergènes non-déclarés. Un seul rappel ou un retrait de produit du marché vous coûtera beaucoup plus que l’ensemble des mesures que vous pouvez mettre en place pour le prévenir.
Un second exemple :
Les exigences en-matières de bien-être animal sont en constante évolution et les changements sont aussi annoncés longtemps d’avance. Si vous prenez le taureau par les cornes et que vous appliquez des normes juste un peu plus sévères que celles en vigueur et/ou que vous innovez en mettant en place de nouvelles stratégies ou mesures; vous vous protégerez en plus de pouvoir en faire la promotion, de limiter les plaintes et les non-conformités.
Un troisième exemple :
Les exigences en-matières d’importation et d’exportation de plusieurs pays changent rapidement. Par contre, si vous allez juste un peu plus loin que ce que l’on vous demande; vous demeurerez en avant de la parade. L’implantation d’un système de traçabilité performant peut faire une très grande différence.
La mise-à-jour régulière des exigences d’exportation des principaux pays vers lesquels vous exportez peut aussi vous sauver beaucoup de temps et vous éviter des erreurs coûteuses. Un système documentaire informatisé pour vos formulaires d’importation et d’exportation peut aussi vous rendre la tâche beaucoup plus facile et vous permet d'éviter des erreurs extrêmement coûteuses.
L’étude, la compréhension et la maîtrise des ententes bilatérales entre le Canada et les pays tiers vers lesquels vous exportez Versus celles des pays compétiteurs (par exemple les États-Unis) avec les pays tiers vers lesquels ils exportent; vous aidera à affiner votre stratégie d’import-export, à améliorer vos revenus et à diminuer vos pertes.
Dans tout ce que vous faites ou que vous ferez pour vous tenir à la fine pointe et un peu plus; il y a bien sûr le coût et ce que ça rapporte de le faire qui sont à considérer.
N’hésitez surtout pas à regarder tous les côtés de la médaille (même les rebords) et de tout comptabiliser ce qu’il en coûte d’investir pour se garder une petite longueur d’avance Versus ce qu’il en coûte de gérer les non-conformités, les plaintes, les retours, les produits à retravailler, les rappels, etc. sans compter les pertes de toutes sortes (produits, intrants, matériel, composantes d’emballages, temps de production, pertes financières, sanctions pécuniaires, pertes d’opportunités clients, pénalités clients sur le « Fill rate » par exemple, etc.) en plus d’une efficacité moindre.
C’est un peu comme prendre une police d’assurance qui ne vous coutera rien et qui vous rapportera de l’argent à moyen et long terme!
C’est un exercice rigoureux, qui, une fois fait vous permet de :
1- Voir plus clair et de conserver une meilleure vue d’ensemble sur les changements réglementaires qui peuvent avoir un impact sur votre entreprise, vos opérations, vos procédés, votre chaîne d’approvisionnement, vos activités d’import-export, etc.
2- Éviter des frais inutiles et des sanctions pécuniaires parce que vous avez vu venir les embûches potentielles
3- Opérer plus rondement et efficacement
4- Produire à votre vitesse de croisière plutôt que de consacrer du temps à régler des problèmes
5- Utiliser vos ressources pour contribuer à l’amélioration continue plutôt que de régler trop souvent des non-conformités évitables
6- Être plus rentable
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MMNA Consultants
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Références :
1- The of Costs Food Safety_ Correction vs. Prevention – FoodSafetyTech
2- Economic Analysis of Food Safety Compliance Costs and Foodborne Illness Outbreaks in the United States