Les diagrammes de cause à effet
Ce truc est un classique qu’on a tendance à laisser sur la tablette mais qui peut s’avérer fort utile malgré qu’il soit très simple à utiliser.
Chaque fois qu’un problème survient dans votre entreprise : que faites-vous ?
Il y a bien sûr celui ou celle qui dit :
« Ouais on a déjà eu ça et je sais quoi faire… » ou
« C’est pas grave car ça n’arrive pas souvent alors on continue quand même… » et encore
« Ça fait plusieurs fois que ça arrive mais ça finit par se régler tout seul… ».
Ça vous semble familier ? Vous avez déjà entendu ça ou d’autres variantes ?
Si vous avez envie de régler un problème de façon efficace et durable, vous avez avantage à :
Documenter ce que vous faites pour être en mesure d’évaluer l’efficacité de votre solution.
Vérifier si vous avez eu ce problème avant et comment vous l’avez solutionné. Vérifier si sa solution était efficace
Déterminer pourquoi le problème se produit de nouveau
Évaluer si vous allez appliquer la même solution
Si oui, pourquoi ?
Si non, que va-t-on changer ?
Etc.
Il est important de:
Régler vos problèmes de façon structurée en tirant profit de toutes vos ressources, de vos équipes de travail et de votre personnel de la meilleure façon possible.
Ne pas appuyer sur le bouton de panique trop vite car vous détenez peut-être la solution sans le savoir.
Éviter les solutions miracles qui n’empêchent pas le problème de se répéter
Prendre le temps qu’il faut pour bien régler le problème car la récidive ou la récurrence peut coûter cher à plusieurs points de vue.
En passant : est-ce que vous savez combien cela vous coûte de régler un problème ?
Afin de vous aider à solutionner un problème ou encore à bien identifier et cerner les causes potentielles avant de tenter de le régler; voici un outil simple et efficace qui vous permettra de bien documenter le tout.
Un préalable essentiel à l’utilisation de cet outil qualité est de réaliser un remue-méninge (« brain-storming ») avec les personnes impliquées en première ligne dans la résolution du problème.
Le fait d’obtenir une liste des causes possibles d’un problème et de les classer par ordre d’importance facilitera grandement le travail de réflexion et la résolution éventuel du problème.
Le diagramme de cause à effet
Le diagramme de cause à effet, ou diagramme d'Ishikawa, ou diagramme en arêtes de poisson ou encore 5M, est un outil développé par Kaoru Ishikawa en 1962 et servant entre autres en gestion de la qualité et en optimisation de la production.
Description
Ce diagramme représente de façon graphique les causes aboutissant à un effet ou causant un problème. Il est recommandé de l’utiliser suite à un remue-méninge et comme un outil de visualisation synthétique et de communication des causes identifiées. Il peut être utilisé dans le cadre de recherche des causes d'un problème ou d'identification et dans la gestion des risques avant la mise en place d'un projet.
Ce diagramme se structure habituellement autour du concept des 5 M. Kaoru Ishikawa recommande de regarder en effet l'événement sous cinq aspects différents, résumés par le sigle et moyen mnémotechnique 5M :
1.Matières : les matières et matériaux utilisés et entrant en jeu, et plus généralement les entrées du processus ou les matières premières dans un procédé de transformation alimentaire par exemple. 2.Matériel : l’équipement, les machines, le matériel informatique, les logiciels et les technologies et/ou moyens de production. 3.Méthode : le mode opératoire, le procédé lui-même, la logique du processus et la recherche et développement qui l’entoure. 4. Main-d'œuvre : les interventions humaines. 5. Milieu : l’environnement, le positionnement, le contexte.
Chaque branche reçoit d'autres causes ou catégories hiérarchisées selon leur niveau de détail d’où l’utilité d’avoir une liste déjà produite par un remue-méninge. L’idéal est de faire cet exercice sur un grand tableau, un mur avec des cartons ou encore sur une feuille de grande dimension (11 ½ X 17 po ou plus grand).
Le positionnement des causes met en évidence les causes les plus directes en les plaçant les plus proches de l'arête centrale. Le fait de visualiser le tout sur une même page, un même tableau ou un même mur permet d’avoir une bonne vue d’ensemble et de mieux déterminer les liens et les priorités.
Variantes
Les termes « Moyens » ou « Machines » remplacent parfois la catégorie « Matériel ». Une variante du diagramme est un diagramme structuré autour des « 6M » qui ajoute aux 5 domaines précédents celui de la « Mesure » : les causes qui correspondent à des biais et/ou des erreurs liés aux indicateurs utilisés pour chiffrer le phénomène à analyser.
Ça peut être ici les paramètres mesurés pour une limite critique dans une procédure de surveillance ou l’ajustement d’une machine à une certaine étape de production.
Les entreprises de service utilisent une version étendue avec l'introduction du « 8M » qui rajoute à la précédente les catégories « Management » (qui peut être considérée comme incluse dans la catégorie « Main-d'œuvre ») et « Moyens financiers ».
Une caractéristique peut également être ajoutée dans les univers de production avec un neuvième « M », celui de « Maintenance ». En effet, un équipement peut donner satisfaction à l'état neuf, être correctement homologué, répondre aux besoins pour lesquels il a été installé... mais un manque de maintenance au cours du temps peut être à l'origine de défauts, de dysfonctionnements, de pannes et éventuellement de retards ou de non-conformités.
On note également que la maintenance peut être une combinaison de « Main-d'œuvre », « Méthode » et « Matériel » dépendant de la façon dont on décide de considérer le tout.
L’arbre des causes peut être considéré comme une variante où les causes sont classées dans d'autres catégories, identifiées comme pertinentes lors de l'analyse.
Et après :
Une fois que le diagramme est bâti ; il est important de le valider avec l’équipe qui l’a construit mais aussi avec le reste de l’équipe qualité, production et maintenance.
On peut aussi aller jusqu’à briser l’arbre en morceau et confier chaque branche (ou groupe de branches) à une équipe différente spécialisée dans un secteur en fixant des objectifs précis à atteindre pour régler le problème.
Chaque branche n’aura pas nécessairement les mêmes objectifs et/ou niveaux d’efforts à fournir car cela dépendra du lien qui existe entre les causes identifiées et le problème engendré.
Vous pouvez donc utiliser l’exercice de la fabrication du diagramme de causes à effets de plusieurs façons et même comme un outil prévisionnel avant d’implanter un nouveau procédé, une solution à un problème anticipé, etc.
N’oubliez pas qu’à chaque fois qu’un problème est corrigé ou qu’une non-conformité est résolue, il est important de bien documenter les mesures correctives et c’est là que l’utilisation de ce truc vous sert car elle illustre très bien ce que vous avez fait pour corriger la situation. La mise-à-jour de vos plans de mesures correctives et préventives en sera aussi grandement facilitée.
Voilà donc un outil qui vous permettra d’améliorer votre niveau de conformité en documentant bien votre processus de résolution de problème en plus de contribuer à minimiser la récurrence et de vous faire économiser temps, ressources et argent.
Mention importante sur les droits d’auteurs : Cette brève présentation est une version adaptée, revue et corrigée de celle présentée à la référence No. 1 incluse plus bas et du livre de Kaoru Ishikawa : La gestion de la qualité ainsi que du livre de Nancy R Tague : The Quality toolbox.
Référence : 1- https://fr.wikipedia.org/wiki/Diagramme_de_causes_et_effets
Nous sommes en mesure de vous aider et de vous supporter dans votre processus de résolution de problème ; ce qui vous rendra par le fait même plus efficace.