Vous avez des projets à gérer ? Vous aimeriez savoir combien votre gros projet vous a coûté jusqu’à maintenant ? Vous voulez vous assurer de garder un contrôle sur les coûts de réalisation de vos projets ?
Il est important de pouvoir compter sur un bon gestionnaire
de projet et une équipe dédiée qui va mener et réaliser vos projets avec succès. Cependant, certaines situations ne sont pas toujours faciles à gérer surtout quand le projet ou ses étapes n’existent que dans la tête de quelques personnes ou encore que seules les grandes étapes sont connues et que les informations précises sur les délais et les priorités ne sont pas clairement établis. La dérive, les retards et les dépassements de coût deviennent tout à coup très préoccupant.
L’astuce présentée ici peut contribuer à vous épargner beaucoup de temps et surtout à vous rendre plus efficace ainsi qu’à vous permettre de garder le contrôle sur le déroulement de vos projets ou encore l’atteinte de vos objectifs.
Cela peut aussi être un outil précieux dans la présentation de vos projets aux bailleurs de fonds ou encore aux représentants de l’autorité réglementaire lors de travaux de modification et/ou d’installation d’équipement. Cela va démontrer que vous avez un plan de match clair, bien documenté, que vous êtes prêts à faire face aux imprévus et que vous êtes bien structurés.
Peu importe la solution que vous choisirez ; assurez-vous qu’elles
conviennent à vos besoins et à l’envergure de vos projets. Il existe des applications gratuites qui peuvent très bien vous convenir mais dès que vos projets prendront une certaine envergure, il vous faudra penser à un outil plus performant.
Le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt (Harmonogram Adamieckiego1) est un outil utilisé en ordonnancement et en gestion de projet et permettant de visualiser dans le temps les diverses tâches composant un projet. Il s'agit d'une représentation, d'un graphe connexe, gradué et orienté, qui permet de représenter graphiquement l'avancement d’un projet. Le premier diagramme de ce type (appelé Harmonogram Adamieckiego) fut réalisé par l'ingénieur polonais Karol Adamiecki en 1896. Il l'a décrit en 1931, mais la langue de publication n'a pas permis la reconnaissance internationale de son idée. Pour cette raison, le concept a été nommé d'après Henry L. Gantt, ingénieur américain collaborateur de Frederick Winslow Taylor, qui a publié la description du diagramme en 19102.
Description du diagramme de Gantt
Cet outil répond à deux objectifs : planifier de façon optimale ainsi que communiquer sur le planning établi et les choix qu'il impose. Le diagramme permet entre autres :
de déterminer les dates de réalisation d'un projet ;
d'identifier les marges existantes sur certaines tâches ;
de visualiser d'un seul coup d'œil le retard ou l'avancement des travaux.
Le diagramme de Gantt ne résout pas tous les problèmes, en particulier si l'on doit planifier des fabrications qui viennent en concurrence pour l'utilisation de certaines ressources de l'entreprise. Dans ce cas, il est nécessaire de faire appel à des algorithmes plus complexes issus de la recherche opérationnelle et de la théorie de l'ordonnancement.
Toutefois, il est souvent possible de trouver des solutions satisfaisantes en appliquant simplement des règles de priorité heuristiques. La méthode consiste à placer les tâches à effectuer dans le diagramme de Gantt dans l'ordre défini
par la priorité et en tenant compte des ressources encore disponibles.
Les règles les plus courantes sont :
priorité à la réalisation des fabrications dont la date de livraison est la plus rapprochée
priorité à la première commande arrivée
priorité aux fabrications dont la durée totale est la plus courte
priorité aux fabrications qui utilisent au moins une ressource critique
priorité aux fabrications qui disposent du minimum de marge globale
Utilisation du diagramme de Gantt
Dans un diagramme de Gantt on représente :
en abscisse les unités de temps (exprimées en mois, en semaines ou en jours)
en ordonnée les différents postes de travail, les étapes d’un projet ou encore les différentes tâches à réaliser.
Source: https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=642027
La durée d'utilisation d'un poste de travail (ou la durée d'exécution d'une tâche) est matérialisée par une barre horizontale. Initialement, le diagramme de Gantt ne visualise que le temps : les dates (début et fin) ainsi que la durée des tâches.
Aujourd'hui, il est fréquent de matérialiser par des flèches, les liens de dépendance entre les tâches (la flèche relie la tâche précédente à la tâche suivante). Dans la pratique, le diagramme de base est souvent complété en ligne par la liste des ressources affectées à chacune des tâches ainsi que par divers indicateurs, fonction de la charge ou du délai, permettant d'en suivre l'avancement.
Les dates au plus tôt et au plus tard
Concernant les délais, Gantt permet de déterminer les dates de réalisation des différentes opérations, en tenant compte :
de la date de début au plus tôt : il n'est pas possible de commencer une opération avant celle-ci. Choisir de commencer une opération à la date au plus tôt est intéressant, car cela laisse une marge de manœuvre, mais cela peut aussi parfois poser des difficultés, par exemple du stockage du produit de cette opération, si le délai entre l'opération donnée et la suivante est trop important ;
de la date de début au plus tard : c'est la date la plus défavorable sans mettre le projet en péril. Choisir de commencer une opération à la date au plus tard est techniquement possible, mais constitue toujours une difficulté car le moindre retard dans l'exécution de cette tâche entraînera automatiquement un retard pour l'ensemble du projet.
Les marges
Les marges certaines, libres et totales dépendent des écarts entre les fins des opérations au plus tôt ou au plus tard et le début de l'opération suivante, au plus tôt ou au plus tard. Ceci offre donc 3 combinaisons qui peuvent intéresser le planificateur.
Il est aussi possible de créer vos propres marges et/ou tolérances dans la réalisation d’un projet. Par exemple s’il existe une condition sine qua non pour la réalisation d’une tâche dans un délai prescrit ; elle peut être indiquée par une couleur ou encore une forme spéciale et être considérée comme immuable.
Les ressources sous Gantt
Gantt offre la possibilité de gérer clairement les ressources de l'industrie. L'outil permet de suivre de façon claire, les délais, les ressources humaines, le budget et les ressources matérielles. Ceci permet au planificateur de suivre facilement l'avancement du projet.
Logiciels informatiques pour les diagrammes de Gantt
Gantter (Outil Google Drive)
Asta Powerproject
Cutegantt
GanttProject (logiciel libre)
OpenProj (logiciel libre)
Open Workbench (logiciel libre)
Genius Planner (inclus dans Genius Project)
Microsoft Project
P2ware Suite 7 (logiciel propriétaire, entièrement en français)
PlanningPME
Planner (logiciel libre)
Planzone [1] (outil Saas propriétaire)
ProjectLibre (un fork d'OpenProj)
Project Monitor [2] (Logiciel SaaS propriétaire)
Redmine (logiciel libre)
Smart Draw
Copilote d'Infologic
SodeaSoft Gnt Planning (logiciel propriétaire)
VisualProjet
TaskJuggler (logiciel libre)
Les paquets gantt pour LaTeX
Hit-Office
L’intérêt de ces différents logiciels, interfaces ou systèmes est qu’ils offrent des solutions variées et forts pratiques comme par exemple :
La possibilité pour plusieurs personnes de travailler sur le même projet à distance.
La possibilité de créer des liens entre deux projets concomitants et de gérer des priorités croisées.
La possibilité de gérer les ressources humaines, financières, matérielles, etc.
La possibilité de faire des bilans à différents moments et de faire le point sur les dépenses et les ressources engagées
La possibilité de mise-à-jour si le projet va plus vite ou plus lentement que prévu. Le diagramme, les dépenses et les ressources peuvent aussi s’ajuster automatiquement avec certaines de ces applications
L’ajustement automatique de tout le projet, des délais, des dépenses, des ressources aussitôt que l’on fait une simple modification
Conclusion :
Le diagramme de Gantt est un outil simple qui facilite grandement la gestion et le suivi de projet. Il a l’avantage d’illustrer visuellement et d’un seul coup d’œil les activités d’un projet ou d’un sous-projet de façon imagée avec les informations essentielles à la compréhension des enjeux et des objectifs.
Un autre de ces avantages est qu’il est simple d’utilisation. Si simple que vous pouvez en crée un sur papier ou encore en utilisant des logiciels courants comme le chiffrier MS Excel. Le fait d’avoir un meilleur suivi sur vos projets fera en sorte que vous serez plus efficaces tout en vous permettant d’intervenir dès qu’une complication se pointe en plus de pouvoir évaluer son impact sur l’ensemble du projet de façon très rapide.
Mention importante sur les droits d’auteurs : Cette brève présentation est une version adaptée, revue et corrigée de celle présentée à la référence No. 1 incluse plus bas. Elle est aussi inspirée de mon expérience personnelle acquise durant les 30 dernières années ainsi que du livre de Nancy R Tague : The Quality toolbox.
Références
https://fr.wikipedia.org/wiki/Diagramme_de_Gantt
↑ Xavier Delengaigne, Luis Garcia, Organisez votre temps avec le Mind Mapping (lire en ligne [archive])
↑ H.L. Gantt, Work, Wages and Profit, published by the Engineering Magazine, New York, 1910; republished as Work, Wages and Profits, Easton, Pennsylvania, Hive Publishing Company, 1974, ISBN 0-87960-048-9.
Nous sommes en mesure de vous aider et de vous supporter dans la réalisation de vos projets ainsi qu’avec l’utilisation des divers outils disponibles pour vous faciliter la tâche; ce qui vous rendra par le fait même plus efficace, vous fera économiser temps et argent en plus d’améliorer vos processus d’affaires.